Ska du arrangera en konferens i Stockholm? I så fall är du kanske redan i full färd med att leta efter en bra konferenslokal. Vad kan man tänka på i valet av lokal och aktiviteter inför träffen? Ta del av tipsen här nedanför!
När du planerar en konferens och dessutom är i färd med att boka en lokal inför den bör du utgå från ledorden tillgänglighet och ändamålsenlighet. Vad vill du uppnå med evenemanget och hur kan du göra det så enkelt som möjligt att delta i det? Det råder ingen brist på fina lokaler i Sveriges huvudstad, men en perfekt konferenslokal i Stockholm är inte nödvändigtvis samma sak för alla eventplanerare och deltagare. Därför kan det vara bra att allra först ha skissat på konferensens huvudsakliga målgrupp och innehåll.
Ha koll på följande punkter inför konferensen
Nedanför följer exempel på punkter du som planerare bör ha koll på inför en konferens:
- Hur många gäster ska konferensen ha?
- Vilket ska evenemangets huvudfokus vara?
- Vilken lokal ska konferensen hållas i?
- Vilka aktiviteter ska deltagarna göra?
- Vilken eventuell mat ska deltagarna bjudas på?
Boka konferenslokal utifrån behov
Den ideala lokalen är anpassad efter konferensens specifika förutsättningar. Om det ska vara en konferens med mat och underhållning kan lokalen med fördel ligga i anslutning till en restaurang och en scen. Evenemanget kan rentav hållas i en restaurang- och showlokal för att underlätta hela upplägget. Om du i stället ska satsa på teamaktiviteter utomhus är det helt klart bättre att boka en bastu eller grillstuga och att sedan bygga konferensen runt detta. Du måste med andra ord inte boka en klassisk konferenslokal. Tänk i stället utanför boxen för att träffa rätt.
Tänk på att framkomlighet är viktigt
Om du ska ordna en företagskonferens är det extra viktigt att du tänker på framkomligheten, det vill säga på tillgängligheten. Varför då? Målet med företagsaktiviteter är i regel att de ska stärka lagandan och då bör man välja tillgängliga miljöer som gör att alla kan känna sig inkluderade. Finns det exempelvis handikapparkering och ramper vid trapporna? Är lokalen anpassad för personer med synnedsättning? Sådana här aspekter kan göra stor skillnad för deltagarna, så glöm inte detaljer som dessa.
Bjud på mat som passar många
Om det ska bjudas på mat och gott är det av vikt att du tar hänsyn till specialkost. Det är fullt förståeligt att du inte kan beställa tusen olika rätter, om tanken nu inte är att ni ska äta på restaurang, men försök att bjuda på något för alla. Det finns en del knep för att kunna fixa god men krångelfri mat. Du kan bland annat bjuda på mjölk- och äggfria basrätter. På så sätt kan deltagare med allergier och vegansk kosthållning äta samma rätter som övriga sällskapet.
Boka inspirerande och stärkande aktiviteter
Som evenemangsplanerare vet du säkert att man sällan hinner med så mycket som man tänkt sig. Därför är det bra att inte späcka schemat med aktiviteter. Välj i stället ut en eller två aktiviteter som antingen medför nya lärdomar eller som stärker lagandan. Aktiviteterna kan utgöras av såväl föreläsningar som stafettlekar. Tänk på att Stockholm är stort och att du kan förlägga konferensen till både innerstaden och naturområdena utanför centrum.