Årets sista veckor brukar vara fulla av leveranser, julbord och avslut. Ändå är det just då som ett mindre företag kan spara mycket tid och pengar genom att ta tag i bokslutet i god tid och lägga grunden för nästa år.
Ett bokslut handlar om att stänga årets böcker och visa hur företaget faktiskt har gått. Siffrorna ska spegla verkligheten per sista dagen i räkenskapsåret, vilket kräver att alla händelser som hör till året finns med och att ingenting som hör till nästa år har smugit sig in. För de flesta mindre företag sammanfaller räkenskapsåret med kalenderåret, och då blir december den naturliga månaden för förberedelser. Det arbete som görs inför årsskiftet ger dessutom ett bra underlag för den som vill skapa en budget för företaget inför det kommande året.
Ju bättre ordning bokföringen har haft under året, desto enklare blir bokslutet. Den som har stämt av bankkonton och skattekonto löpande har redan gjort en stor del av jobbet. Den som har skjutit på det bör börja där.
Gå igenom kundfordringar och leverantörsskulder
Listan över obetalda kundfakturor behöver ses över noggrant. Fakturor som är betalda men felaktigt ligger kvar som obetalda ska rättas. Fakturor som har förfallit sedan länge och där kunden inte hörs av sig kan vara osäkra fordringar. Om det är troligt att pengarna aldrig kommer in kan fordringen behöva skrivas ned, vilket påverkar årets resultat. Innan dess är det rimligt att göra ett sista försök att få betalt genom en påminnelse eller ett samtal.
På samma sätt behöver leverantörsskulderna stämma. Alla fakturor som avser varor och tjänster som levererats under året ska finnas med, även om de kommer in först i januari. En genomgång av leverantörsreskontran mot kontoutdrag och leverantörernas egna saldobesked brukar avslöja dubbletter och missade betalningar.
Räkna lagret och se över periodiseringar
Företag som säljer varor behöver inventera lagret vid räkenskapsårets slut. Det betyder att varorna räknas fysiskt och värderas. Varor som är skadade, föråldrade eller svåra att sälja kan behöva tas upp till ett lägre värde. Inventeringen bör dokumenteras med datum, vem som räknat och hur värderingen har gjorts, eftersom underlaget ska sparas.
Periodiseringar handlar om att intäkter och kostnader hamnar på rätt år. Några vanliga exempel:
- En försäkring eller hyra som betalats i december men gäller för januari till mars är en förutbetald kostnad.
- Ett arbete som utförts i december men faktureras i januari ger en upplupen intäkt.
- Semesterlöneskuld och upplupna sociala avgifter behöver bokas upp för företag med anställda.
- Kostnader för el, telefon eller konsulttjänster som avser december men faktureras senare är upplupna kostnader.
Vilka periodiseringar som krävs beror bland annat på företagets storlek och vilken bokslutsmetod det använder. Mindre företag kan i vissa fall tillämpa förenklade regler, och det är värt att kontrollera vad som gäller för den egna verksamheten.
Samla underlagen på ett ställe
Ett bokslut går fortare när alla underlag finns tillgängliga. Det gäller kontoutdrag per sista december, skattekontots saldo, lånebesked, avtal som löper över årsskiftet, inventeringslistor och kvitton på större inköp. Ett modernt bokföringsprogram gör det enklare att koppla underlag till verifikationer, men även en tydlig mapp i molnet fungerar. Den som anlitar en redovisningskonsult sparar både tid och arvode genom att lämna över ett komplett material.
Beslut som kan fattas före årsskiftet
Vissa beslut påverkar årets resultat och skatt och behöver därför tas innan räkenskapsåret är slut. Det kan handla om att tidigarelägga ett planerat inköp av inventarier eller utrustning som verksamheten ändå behöver. Det kan också gälla avsättning till periodiseringsfond, som gör det möjligt att skjuta upp beskattningen av en del av vinsten. I aktiebolag kan lönenivåer för ägare och anställda påverka både skatt och framtida utdelningsmöjligheter.
Inköp ska alltid motiveras av verksamhetens behov och inte enbart av skatteskäl. En utgift som inte behövs blir sällan lönsam, även om den sänker skatten för året. Reglerna skiljer sig mellan enskild firma, handelsbolag och aktiebolag, och gränser och procentsatser ändras ibland. En kort avstämning med en redovisningskonsult eller Skatteverkets information ger rätt besked för den egna situationen.
Från bokslut till budget
När årets siffror är på plats finns ett bra utgångsläge för planeringen framåt. Resultaträkningen visar vilka intäkter som bar verksamheten och vilka kostnader som växte mest. Genomgången av kundfordringar visar vilka kunder som betalar i tid och vilka som binder kapital. Lagerinventeringen visar vilka produkter som säljer och vilka som blir liggande.
En budget för nästa år kan byggas med årets utfall som grund. Börja med de fasta kostnaderna, som hyra, löner, försäkringar och abonnemang, och lägg sedan till en realistisk bedömning av försäljningen månad för månad. En likviditetsbudget vid sidan av resultatbudgeten visar när pengarna faktiskt kommer in och går ut, vilket är extra viktigt för företag med säsongsvariationer. Genom att lägga in budgeten i bokföringsprogrammet går det att följa upp utfallet varje månad och justera i tid. Det första uppföljningsmötet kan med fördel bokas redan i februari, när januaris siffror är klara.